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システム開発などIT業でなぜ契約書作成は重要なのか

匠税理士事務所では、

渋谷区や港区のIT業の会社様の会計や税務・経営を支援しております。

IT業の会社様から頂くご相談で税務会計以外に多いのは、

人事労務(残業時間)の問題と法務(権利関係)の問題です。

そこで今回は、これらの問題のうち、法務(権利関係)についてまとめてみました。

IT業では必須の契約書、なぜ作成する必要があるのか

IT業の特徴として、

1・・一回当たりの取引金額が大きく、
2・・技術革新が早く、作業が複雑である といったことがあげられます。

これは、受注案件の場合に、

費やすコスト・手間が大きく、

かつ前提が変わる時期が早いので納期遅れが致命傷になったり、

バクなどが起こり得るということを意味します。

このようなハイリスク・ハイリターンの仕事で、会社を守ってくれるのが、

権利関係・義務について明確にする契約書です。

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システム開発においてはその契約に際し、

業務委託契約や請負契約といった契約書を作成するのが一般的です。

システム開発にあたっては、

受注者には納期を守って、システムを開発する「義務」と代金を請求する「権利」があり、
発注者には、システムの完成を要求する「権利」と代金を支払う「義務」があります。

契約書には双方の義務と権利を網羅して、

トラブルが起こった場合の処理などが明確に記載されていることが必要です。

納品時の送料をどちらが負担するか、
決済時の振込手数料をどちらが払うのかといった細かなことでも契約書に
規定がないと相手に不信感を与える原因にもなります。

きちんとした契約書が用意されているかどうかというのは、

その企業が信頼できるかどうかの指針となるといっても過言ではありません。

明確な契約書は相手の信頼を築くためにも大切なのです。

また、契約書は契約した事実の証拠や契約内容の証明になるだけでなく、

契約書を作成しサインすることで、
当事者の契約を遵守しようという意識が高まり、遵守事項が守られる可能性が高くなります。

契約書は、一通でも契約自体は成立しますが、

トラブルが起きた時に契約書が相手のところにしかなく内容を確認できずに
著しく不利な立場に追い込まれることもあり得ます。

そのようなことを避けるため、契約書は当事者の数だけ作成し、
それぞれがすべての契約書にサインをして保管することが大事です。

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IT業での契約書の様式、どんなことを記載するべきか

一般的な契約書の項目は以下の通りです。
(1) 表題
(2) 前文
(3) 本文 

①一般条件・・・契約期間、秘密保持義務など、どの契約にも共通な条件
②主要条件・・・仕様、納入方法などその契約の特徴的な契約条件
(4) 後文
(5) 作成年月日

ITビジネスにおける契約書では、本文中の主要条件が一番重要です。

なせならこれはサービスの説明書であるからです。

サービス内容をわかりやすく説明するだけでなく、

相手が支払う対価や、相手が追う可能性のあるリスクについてもはっきり記載しましょう。

主要条件は競合他社との差別化を明確に打ち出し、契約を勝ち取る手段ともなりえるのです。

また、契約の当事者間には様々な利害の対立がありますから、

後でトラブルにならないよう、主要条件には、合意内容と微妙に違ったり、 解釈に幅をもたせるような表現は避けたほうがよいでしょう。 つまり、【 難しい用語を使わずに、簡単にわかりやすく書くこと 】 が重要です

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念書や覚書と契約書はどう違うのか

契約内容が後からわかるように念のため作成するような「念書」や「覚書」程度のものでも、

いったんサインをしてしまうと、法的拘束力がない旨を記載していない限り、

契約書と同等の効力を発揮します。
簡単な念書や覚書でもサインをした時には、

コピーをとるなどして控えを保管しておきましょう。

注文書(発注書)や注文請書(請負書)も契約書の一形式です。

注文書は注文主がサインをして請負人へ、

注文請書は請負人がサインをして注文主へ交付します。

ただし、これだけでは契約の目的や条件などすべてを記載することはできないため

「取引基本契約書」を交わしておくのが一般的です。

取引基本契約書とはどんな書類?その効果は

取引基本契約書は反復、継続する取引土台となる契約条件を規定する契約書です。

システム開発を継続的に請け負う場合には、

「システム開発業務請負基本契約書」を結ぶことが多いようです。

取引基本契約書と個別の契約書に相違点がある場合、

どちらが優先されるか、といった優劣もこの取引基本契約書に定めておくことができます。

長期契約においては、契約期間が重要な事項となります。

自動更新の場合は申し出がない限り契約は終了しませんが、

自動更新でない場合は期間が終了すれば契約が終了するため、

期間設定には十分に気を付けましょう。

有利な条件だと思って長い契約期間を結ぶと、

その後よりよい条件の契約に切り替えようとしても、すぐに契約できない場合もあります。

また、契約期間には、いつ契約が履行されるのかも大切です。システム開発の場合は、
「何月何日までに完成させる」と契約書に明記することで契約書の履行日が明確になります。

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匠税理士事務所の法務コンサルティングサービス

匠税理士事務所では、提携の弁護士・弁理士と連携して、

お客様のニーズをしっかりと伺った上で、契約書の作成・レビューやアドバイスを行う

コンサルティングサービスをご提供しております。

その目的はずばり、【お客様をトラブルからお守りすることです。】

一回当たりの金額が大きい仕事 = 一回当たりのリスクが大きい仕事という図式となるので、

IT業界の方をできる限りリスクからお守りし、経営に専念できる環境づくりを行っております。

また、渋谷区や港区のIT企業様に向けて、

税務や会計のアウトソーシングや経営コンサルティングサービス、

節税提案などのタックスプランニングも行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

サービスの詳細につきましては、こちらからご確認をお願いします。

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執筆 税理士紹介

税理士 水野智史

  • セミナー実績 財務改善や黒字戦略が専門。商工会議所や産業振興公社他、多数。
  • キャッシュベース経営 資金講座キャッシュベース経営 資金講座
  • 黒字経営を行うための利益戦略講座黒字経営を行うための利益戦略講座

税理士 宮崎千春

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